作为新员工,如何撬动公司各个部门共同为你的项目出力?

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刚进公司的新人在接到新的业务项目时,如何撬动公司各个部门为你的项目出力并推动同事进行协同作战呢?笔者经过分析给出了三条建议,供大家一起参考学习。

一般来说,新人入职,尤其是工作年限不足三年的新人,在进入新公司时,都会有一段时间的适应期。

在这个期间,由于公司老员工对新人的认可度相对较低,加上新人本身在面对新业务时也有一些不自信,导致新人在公司的话语权比较低,处理业务事情时经常碰壁。

尤其是在接到新的业务项目时,新人往往会由于遇到协作推动上的困难,导致项目进展不顺利,最终项目效果甚至大打折扣。

我们作为刚入职的新人,是否有好的方法解决这个问题,使我们快速在新公司中建立自己的优势并推动同事进行协同作战呢?

当然是有的,本篇文章就总结了本人在工作的经验教训,主要给大家分享,做为公司的新人,如何撬动公司各个部门共同为你的项目出力的。

一、回归本质思考问题

如何撬动公司各个部门共同为你的项目出力,对于这个难题,很多人认为,只要我能力够强,足够强势,加上和同事搞好关系,这个问题自然而然就会解决。

这个想法确实是对的,但是一般而言,这种方法效率较低,见效较慢,思考认知也停留在表层上。

其实,我们思考问题时,最本质的方法是回归认知层面,通过了解问题的本质去提出系统的解决方案。

面对这个问题,我们需要思考,为什么其他人要听从你的安排,协助你做事情呢?我们仔细想想,这个问题的答案不外乎这三个:

老板安排我做的(权力); 这个项目对公司的整体业务提升大有帮助,有助于完成自己的KPI(利益); 跟他熟,帮忙一下,应该的(人际关系)。

了解这个问题的本质后,我们再可以从执行项目的流程上看,如何借助以上三个利器帮助我们撬动公司的其他部门为我们的新项目协助。

二、回归流程处理问题

我们在执行执行项目时,一般遵循的是下面的流程:

各个行业、公司的具体流程可能存在差异,但思路是差不多的

下面根据流程,一一讲述如何撬动同事为你的项目服务。

1. 快速了解公司的整体情况,知道各个部门的办事流程

对于入职新公司的新人,业务情况和办事流程都是新的,需要花上一定是时间去熟悉并掌握。但若是我们接手项目,则就需要我们快速掌握业务情况的办事流程。

这主要包括三个方面:

公司的基本情况,包括公司有哪些业务线,各个业务线的表现如何,部门的分工情况,部门领导的情况等等。了解这些是让我们对公司的整体情况有大致的了解,尤其是在规模较大的公司,这是非常必要的; 申请系统操作权限。比如数据后台系统权限、后台系统某模块功能权限等等,我们需要提前了解项目中需要涉及什么模块,提前申请好权限; 了解各个部门的办事流程。比如说项目中涉及到的物料设计,就需要了解设计部门的工作流程、需要提前几天提起设计需求。又比如项目需求申请专项资金支持,则需了解财务资金申请需要哪些步骤等等,了解这些办事流程,可以大大降价后期的沟通成本。

2. 项目计划前做好背景调查及数据准备

很多人在做项目方案时往往把重点放在项目如何执行实现部分,会忽略或轻视项目背景和历史数据的分析和调取。

在一些老手(前辈)认为,背景调查(包括市场调研、竞品调研等)和数据准备是非常必要且重要的。

背景调查可以让我们对市场有整体的把握,数据准备(包括项目的历史数据和竞品项目的数据)方便我们估算ROI,而两者的共同重要作用是方便说服领导支持你的想法,并撬动其他部门协助你项目时起到神兵利器的的作用。

3. 及时同步项目计划和项目进度

项目立项之后,需要及时向涉及的部门或同事同步项目计划。建立专门的项目群聊来同步项目信息、讨论项目方案、推进项目进度。

切记,做好分工到人头,并要收到对方确认反馈很重要!

对于重要的项目节点事件,需要通过邮件来进行同步,留档。

对于项目进度方面,作为项目负责人,最好每周做一个项目进度周报,及时同步项目信息,对于进度进展较快的项目,也可以做项目进度日报。

4. 积极沟通,善于运用数据、资源“讲道理”

在项目推进过程中,难免会遇到不配合或者拖延的情况,这个该怎么办呢?

一是靠我们在第3点提到的要做好分工到人头并要收到对方的确认反馈,让我们站在有理的一方,二是通过靠“讲道理”来进行沟通。

那怎样才算是讲道理呢?

摆数据,用数据讲道理。当同事不配合时,你可以摆出你第二点做的东西——项目背景调研和数据,告诉他这个项目的市场情况如何、前景如何,我们会有哪些收益,你作为项目的一份子,可以为这个收益做多大贡献,对你的KPI有哪些帮助等等; 依靠领导讲道理。当进度不顺利时,可以建立一个小的群聊来讨论这件事,把领导也带上,说明情况,说根据进度安排,我们应该做到那个步骤了,但是由于XX最近可能比较忙,进度有些迟滞,麻烦XX加把劲,帮忙把进度补上等等。一般有领导在群内,即使不说话,效率也会高很多。

5. 制定项目执行SOP,适时跟进项目进度

所谓SOP,是 Standard Operation Procedure ,即标准作业程序,就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常的工作。SOP的精髓,就是将细节进行量化,用更通俗的话来说,SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。

项目执行SOP对于项目的进度的把控非常重要,它的作用是把项目的细节进行量化,把每一件小事的分工做好,并设定完成的时间,我们可以根据SOP进行项目进度的追踪,适时跟进项目的进度,一步步推进项目的前进速度。

6. 项目结束后快速同步数据,进行复盘

基本上项目上线之后,涉及的工作就是维护项目和数据监控,涉及人员和工作量不会太多。

项目结束之后,要快速同步项目的相关数据,让同事看到正向的数据反馈,让同事认为自己的努力没有白费。

项目无论成果是否优秀,总体复盘必不可少,总结项目的得失,必要时需要开复盘总结会议。在做项目复盘时需要建议列出分工,向领导反馈同事付出的努力和成果,这是职场人际交往的一种艺术。

三、第一次合作,你是否靠谱十分重要

作为入职不久的新人,第一次主导项目,对我们来说,是一个快速在公司混熟,与同事建立良好合作关系的机会,而同事们也可以趁此机会加深对我们的了解,假如我们在这次的项目中展现出了优秀的能力和靠谱的精神,那么就能在公司中打好了良好的发展基础。

第一次合作,一个人是否靠谱,决定我们后续继续合作是否顺畅,因此怎样展示职场专业能力和靠谱是十分重要的,以下则是一个人是否靠谱的一些标准:

出色的项目数据; 有效的沟通; 不甩锅; 共享成果; 对事不对人。

写在最后

撬动他人一起协作是一项十分复杂的工作,涉及部门甚至公司的资源分配工作,十分考验个人的专业能力和项目管理能力,也需要我们多次在项目推进的实战中锻炼。

这篇文章针对职场新人或公司新人的分享,更多涉及“术”的内容,在“道”上的提炼则需要大家总结个人经验,并将其运用到工作中。

相信大家定能在工作中“一呼百应”,而且很快“会当凌绝顶,一览众山小”!

 

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题图来自 Unsplash,基于CC0协议。

 
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